Los 6 reportes de información mas requeridos en la gestión administrativa de un condominio o edificio.

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La información es en la actualidad el bien mas apreciado en todas nuestras actividades regulares, la información de los condominios que administramos o gestionamos no es la excepción. Sin embargo, muchas veces dudamos al establecer cuál es el nivel adecuado de detalle y la cantidad de reportes que requerimos para poder brindar un servicio de administración que sea apreciado y que proyecte la transparencia necesaria que de la tranquilidad a los copropietarios de condominio que sus aportes están siendo bien utilizados y que sus requerimientos están siendo atendidos de manera oportuna.

El grupo de reportes de gestión administrativa incluyen aquellos que permiten conocer el uso de las áreas comunales, la coordinación de reservas de su uso, reportes de actividades administrativas periódicas que los concejos de supervisión o directivas demandan, reportes de atención a los pedidos y requerimientos de los copropietarios, reportes de tabulación de votación y participación entre otros.

El grupo de reportes contables económicos varían dependiendo del nivel de detalle y estilo de registro contable adoptado por una administración. Aquí es importante señalar que es un paso crucial la selección del modelo contable que se desea implementar en un condominio y muchas veces la mala selección de este modelo conlleva a problemas futuros al intentar transmitir la información económica hacia los consumidores que son en su mayoría los copropietarios durante las juntas, asambleas o reuniones para analizarlos. Es muy común encontrarse con manejos contables de alta complejidad demandados por empresas de otras actividades aplicados en condominios (ejemplo: aplicar depreciaciones en bienes activos), cuando en la realidad, la mayoría de las legislaciones de nuestros países solo demanda manejos técnico-contables orientados al adecuado registro de ingresos y egresos de un condominio. Cuidado aquí con pensar que solo se requiere de una simple hoja de cálculo en donde se registren ingresos y egresos realizados, si bien es cierto es la base del registro, se debe considerar la asignación de contrapartidas para el adecuado manejo de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar como cuentas prioritarias básicas a manejar en todo condominio. Obviamente la complejidad contable demandará la selección del modelo mas adecuado dependiendo de los requerimientos presentados en cada situación.

Luego de varias charlas con administradores que han experimentado peticiones y requerimientos de información, les compartimos aquí los 6 reportes que a su criterio son los mas demandados en su gestión:

1. Estado de cuenta individual

Este reporte obviamente es el de mayor demanda y el que todos los copropietarios lo aprecian y solicitan con alta frecuencia para conocer el estado de sus obligaciones, cargos y pagos o aportes realizados para la conservación y pago de servicios requeridos por el condominio. Aunque parezca raro, es muy común encontrarse aún con condominios o edificios en donde dicho reporte periódico no existe, muchas administraciones solo han optado por emitir recibos de pagos o aportes recibidos, pero aún son excepcionales aquellas administraciones que ponen a disposición periódica y de fácil acceso los estados de cuenta individuales a todos sus copropietarios.

2. Estado de morosidad o cuentas por cobrar

Al escoger el siguiente reporte de alta demanda por parte de la administración, definitivamente se quedan con el reporte de cuentas por cobrar o listado de copropietarios en estado de mora. Es este reporte el que permite articular al administrador el aplicar las diferentes herramientas que los reglamentos internos o municipales ponen a su disposición para lograr el ansiado estado económico “sano” de un edificio o condominio.

3. Reporte de ingresos y egresos por rubro o cuenta

Otro de los reportes mas demandados, es aquel que nos permite tener una visión clasificada de los diferentes ingresos y egresos realizados en un periodo de tiempo determinado por las diferentes cuentas o rubros establecidos. Si bien es cierto que muchos condominios se han acostumbrado a tener este reporte únicamente en las reuniones o juntas universales anuales, cada vez es mas común el ver que ciertas administraciones las ponen a disposición de sus concejos de supervisión o directivas mes a mes o al menos de manera trimestral. La utilidad de este reporte se ve aun mas enriquecida cuando es comparada o contrastada con el presupuesto que se tenia para el periodo de tiempo bajo análisis.

4. Reporte de uso y disponibilidad de instalaciones comunales

En el grupo de reportes de gestión administrativa, este reporte es uno de los más importantes y los procesos que lo respaldan en la reserva y uso de espacios compartidos demandan mucho tiempo en su preparación y control. Un proceso sencillo que permita al copropietario realizar la petición de uso de una instalación de uso comunal sumado a este reporte que permita a la administración autorizar el uso una vez verificados los parámetros definidos por el condominio generan una alta satisfacción mutua tanto del solicitante como en la administración.

5. Reporte de actividades y cronograma de tareas administrativas

La administración de un condominio demanda la coordinación de múltiples tareas de mantenimiento, de gestión laboral con los empleados, de registros legales y de otras actividades de alta importancia que pueden ser pasados por alto si no se cuenta con herramientas eficientes que permitan a la administración dar seguimiento a su ejecución oportuna. El poder calendarizar actividades de mantenimiento de los ascensores, de las cisternas, de los sistemas de seguridad, de mantenimiento de jardines entre otros, es cada vez una cualidad muy apreciada en cualquier herramienta en la que una administración decida apoyarse para cumplir con esta finalidad. Si además de esto, de manera automática se va generando un informe de actividades administrativas para ser compartida con las directivas o consejos de supervisión pues este reporte logra cumplir a satisfacción lo que un administrador espera de sus sistemas.

6. Estado resumen de situación económica

Finalmente, el conocer de manera breve, resumida y ejecutiva la situación económica de un condominio es el siguiente reporte en nuestra lista. El estado de situación económica permite conocer rápidamente los tres grandes conjuntos de información presente en todo modelo contable de un condominio: la disponibilidad de fondos corrientes y de reserva (ej. saldos en cuentas bancarias), la cantidad de dinero pendiente por cobrar (ej. cuentas por cobrar a los copropietarios), la cantidad de dinero comprometida por pagar (ej. facturas y obligaciones por pagar por servicios prestados).

Si bien es cierto, el manejo y registro de la información en la administración de los edificios y condominios ha ido evolucionando, el listado aquí compartido no pierde vigencia y se mantienen como los mas demandados por las administraciones en sus gestiones periódicas.

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