Los 3 grandes retos de la Administración de Edificios, condominios o urbanizaciones.

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El crecimiento demográfico de las ciudades en las últimas décadas ha demandado de igual forma el crecimiento del sector inmobiliario, y definitivamente la tendencia de los últimos años se enmarca en la convivencia en edificios, condominios o urbanizaciones que comparten una serie de servicios comunales y esto ha demandado el nacimiento de un tipo de servicios o profesionales dedicados a tiempo completo a la administración y gestión de estos espacios de convivencia diaria.

Aquí compartimos con Uds los grandes retos que algunos administradores coinciden en señalar como los principales en su diario vivir.

1. GESTIÓN DE LA MOROSIDAD EN PAGOS
2. ALTA DEMANDA DE TIEMPO EN LA PREPARACIÓN DE INFORMES ECONÓMICOS
3. HACER VISIBLE SU GESTIÓN

1. Gestión de la morosidad en pagos

Todos los administradores entrevistados coinciden en que este es tal vez la mayor preocupación que ronda en sus actividades día a día, ya que demanda varios frentes de acción. Lo principal es conocer con detalle y de la manera más oportuna cuales de los copropietarios han caído en condición de morosidad para poder gestionarlo a tiempo y de la manera mas adecuada. Muchas veces la espera a tener los reportes contables elaborados no permite a la administración de condominio tomar acciones que mitiguen este problema. El tener reportes que permitan observar las tendencias mes a mes del comportamiento de pagos ayuda en la comprensión de la situación y cuales acciones son las más convenientes para cada caso. Muchas legislaciones permiten a las administraciones en nuestros países limitar y gozar del uso de las instalaciones comunales o de servicios compartidos para quienes han caído en condición de morosidad, pero nuevamente gestionar el uso o no de instalaciones y servicios comunales entre muchos copropietarios o habitantes determinando si están o no en morosidad, es efectivo solo si se lo realiza de manera oportuna y para hacerlo, nuevamente regresamos a la importancia de tener el registro contable actualizado de la manera más efectiva posible.

2. Alta demanda de tiempo en la preparación de informes económicos

Como lo decíamos antes, una de las habilidades requeridas es poder registrar de la manera técnica más adecuada los movimientos económicos que un edificio o condominio demanda, muchas veces, dependiendo del número de habitantes o unidades habitacionales de un conjunto o edificio, la preparación de la información contable financiera puede demandar mucha complejidad y tiempo la vez, esto ha llevado incluso a que algunos administradores tercericen esta función con contadores externos, con lo cual quedan dependientes de los tiempos de preparación y entrega para poder tener la información de manera oportuna y así tomar las mejores decisiones, y lo más importante, ponerla a disposición de las directivas o concejos de supervisión que dirigen o velan por el mejor avance de estos espacios de convivencia compartida. El manejo de los aportes y dineros para el beneficio común siempre será una tarea delicada que demanda toda la transparencia posible para evitar cuestionamientos o incluso malentendidos. Poner a disposición la máxima información de manera eficiente, permite ir creando la confianza en la gestión que es un puntal necesario para ejercer estas funciones. Muchas legislaciones en países como los nuestros otorgan como derecho básico y obvio a los copropietarios de un condominio el tener acceso a la información contable y económica de gestión de su condominio, esto, es entendible ya que conocer el destino de los recursos que se aportan periódicamente para el mantenimiento adecuado de las instalaciones en donde viven es algo imperativo. Definitivamente la solución para este reto es contar con plataformas que pongan a disposición toda la información de la manera mas transparente hacia las directivas, concejos de supervisión y copropietarios, enfatizando que dicha información es propiedad del conjunto habitacional y no de contadores o administradores externos.

3. Hacer visible su gestión

Una frase muy repetitiva al conversar con administradores de múltiples edificios o condominios es: “solo recuerdan a la administración cuando algo falla”. Y lamentablemente esto es totalmente cierto, si hay alguna función altamente compleja por esto es la de un administrador de condominios, su presencia es regularmente requerida cuando hay problemas, olvidando muchas veces que su gestión diaria provoca que muchos problemas sean prevenidos o mitigados a tiempo y pocas veces reconocidos. Es por esto que uno de los retos actuales de toda administración es visibilizar su gestión, compartir con los copropietarios las acciones que se realizan semana a semana por el bien del edificio o condominio. Para poder comunicar eficientemente lo realizado, es necesario contar con una plataforma amigable de comunicación y no solamente con “grupos de whatsapp” que últimamente se han convertido en puntos de conflicto más que de solución debido a que la mayoría de los mensajes que se encuentran se orientan a la queja o reclamo público de acciones frente a novedades. Nuevamente aquí mientras mas informada se encuentra una comunidad, seguramente sus acciones constantes y periódicas serán más apreciadas.

Te invitamos a conocer cómo la plataforma mibarriofacil.com te permite generar estos reportes y muchos más que te ayudarán en tu rol de administrador o miembro de los concejos o directivas de condominios aquí.