Código: A56
Caso: Como administrador del edificio, necesito optimizar mi tiempo automatizando la reserva de áreas comunales.
Antecedentes: Es importante tener en mente que la plaforma NUNCA negará una solicitud de reserva, lo que se enfoca esta funcionalidad es APROBAR AUTOMATICAMENTE validando los parámetros especificados por la administración, y en caso que alguno de los CRITERIOS especificados para no aprobar automáticamente, la solicitud de reserva se colocará como PENDIENTE de aprobación para que siempre sea la Administración quien tenga la decisión final.
Ingresemos a ENTORNO seguido de BIENES COMPARTIDOS
Una vez se despliegue el listado de los Bienes Compartidos, de clic al menú tipo hamburguesa del bien compartido que desea configurar y proceda a dar clic al menú “APROBACIÓN AUTOMÁTICA”
Perfecto, aparecerá una venta con todas las opciones disponibles para la configuración de la reserva automática
Entendamos todas las opciones que esta ventana posee:
Para activar las reservas automáticas, de clic en ( ) Activar asistente de aprobación automática
Ahora, usted puede crear reglas para colocar a la reserva como PENDIENTE, la reserva puede estar como PENDIENTE si alguna de estas condiciones de cumple:
( ) El Bien Privado ya tiene una reserva el mismo día:
Si usted activa esta casilla, el bien privado solo puede tener una reserva para el mismo día. Por lo que si el bien privado posee ya una reserva aprobada, no se podrá solicitar otra de forma automática y usted como administrador deberá aprobarla manualmente
( ) El Bien Privado tiene saldo pendiente y supera las expensas de deuda (duración): 1.5
Si usted activa esta casilla, el sistema comprobará que el bien privado no tenga una deuda con una duración superior a la que usted especifique.
En este ejemplo hemos escrito “1.5”, lo que significa que si el bien privado tiene una deuda por expensas superior 1 .5 meses, no podrá realizar la reserva automática, y usted como administrador deberá aprobar o rechazar dicha solicitud.
Más opciones de control de reservas automáticas, tenemos las condiciones de “Control de uso”:
( ) El Bien Privado ha superado el porcentaje de derecho de uso: 100
Si usted activa esta opción, quiere decir la reserva quedará como pendiente cuando el bien privado ya haya utilizado todas las reservas permitidas del año. La plataforma calculará para cada bien privado cual es su derecho de uso con base a su alicuota para usar las “horas” que le corresponde acorde a la capacidad de uso definido para cada area comunal.
En este ejemplo, hemos colocado “100”, quiere decir, que solo si el bien privado ha usado el 100% de sus reservas máximas anuales; que es el derecho de uso acorde a su alicuota o coeficiente de participación, el sistema envía esta nueva reserva como PENDIENTE
( ) El Bien Privado ha superado la cantidad de reservas en los últimos 12 meses: 365
Si usted activa esta opción, el sistema validará que el bien privado no haya usado su máximo de reservas en los días que usted especifique.
En este ejemplo, hemos escrito “365”, lo que quiere decir que la validación de uso del sistema contará todas las reservas de los últimas 365 días para saber si ha superado o no la cantidad de reservas permitidas.
( ) El Bien Privado ha superado las horas de uso en los últimos 12 meses: 365
Si usted activa esta casilla, el sistema valida ahora el total de horas de uso permitido en los últimos 12 meses.
En este ejemplo, hemos escrito 365, lo que significa que el sistema cuenta el total de horas permitidas en las últimos 365 días.
Si usted aún no sabe ¿Cómo configuro los horarios, disponibilidad y condiciones de uso de un área comunal?, puede aprenderlo aquí
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