Código: A74
Caso: Tengo varios pagos en las cuentas del condominio sin identificar ¿existe alguna ayuda que me brinde la plataforma para identificarlos?
Antecedentes: Regularmente este proceso viene posterior al de actualizar los movimientos de las cajas (ver link: https://mibarriofacil.com/aprendizaje/faq-administradores/ambiente-contable/como-actualizar-los-movimientos-de-una-caja/), y allí todos los ingresos están pendientes de asignar, pero primero debes identificarlos, como recomendación cuando ya los tengas identificados, MODIFICA la descripción del movimiento COLOCANDO JUNTO A LA DESCRIPCION INICIAL el nombre o identificados del bien privado. Por ejemplo:
Con esta ACTUALIZACION DE LA DESCRIPCION del movimiento, al momento de ASIGNAR será de ayuda y utilidad.
A continuación, te presentamos 2 asistentes que te ayudan a identificar el potencial origen de los pagos. Recuerda siempre que la responsabilidad final de la identificación y correcta asignación corresponde al Administrador, estas son solo herramientas que ayudarán en esta gestión.
OPCION 1: BUSCADOR DE MOVIMIENTOS SIMILARES HISTORICOS
Esta opción funciona muy bien cada vez que la plataforma registra mas movimientos con el pasar del tiempo.
Paso 1:
En la pantalla de [CONTABILIDAD][CAJAS y MOVIMIENTOS] En el menú “hamburguesa” del movimiento 
, seleccionar la opción de [BUSCAR REGISTROS SIMILARES]
Paso 2:
En la ventana de búsqueda, se te presentan los registros similares encontrados en un reciente período.
- Si no encuentras registros puedes modificar el texto a buscar en el CRITERIO, dejando solo el numero de cuenta origen, el nombre principal, etc.
- Puedes modificar el tiempo hacia atrás que deseas que la plataforma busque registros similares, hasta 12 meses
- En los resultados se te presentan en la columna REFERENCIA de la tabla, los BIENES PRIVADOS a los cuales se han ASIGNADO esos movimientos similares previamente. NOTA: Recuerda que son “similares”, siempre debes evaluar si corresponde o no al mismo origen
- Si lograste determinar que pertenece al mismo origen de pagos y puedes determinar que pertenece a ese BIEN PRIVADO, en la caja de texto al final, puedes ACTUALIZAR la descripción del movimiento de CAJA directamente, te recomendamos “adjuntar” al final una descripción que te permita identificarlo, en este Ejemplo: “DEP 0202”
Paso 3:
Si lo identificaste, clic en [ACTUALIZAR DESCRIPCION] y el registro cuenta ahora con ese nuevo texto, o si no encontraste un registro similar, clic en [CERRAR] y no se ejecutará ninguna acción.
Paso 4:
Al retornar a los movimientos de CAJA ahora puedes tener enriquecidas sus descripciones con esos identificadores
OPCION 2:
USO DE REPORTE DE PAGOS DE COPROPIETARIOS
Esta opción funciona muy bien cuando los copropietarios de tu conjunto o edificio reportan sus pagos a través de su APP, para ver como lo deben hacer aquí el link: https://mibarriofacil.com/aprendizaje/copropietarios/comprobantes/reportar-pago-administrador/
Aquí puedes mirar el reporte de los depósitos o pagos que ellos realizan y así identificarlos entre los movimientos pendientes de asignación usando como referencia la imagen de soporte. Al igual que el proceso anterior aquí la ayuda nos permite ACTUALIZAR LA DESCRIPCION del movimiento de caja colocando un identificador en su descripción.
Paso 1:
Ir a la pantalla de [GESTION ADMINISTRATIVA][ATENCION DE REQUERIMIENTOS Y PAGOS]
Paso 2:
Selecciona los filtros adecuados que te permitan consultar los “PAGOS” reportados aun no atendidos, en el rango de fechas adecuado. Normalmente la plataforma te mostrará aquellos que aun no han sido marcados como “COMPLETADOS”.
Paso 3:
En el reporte de pago que deseas procesar, da clic en su menú “hamburguesa”, y selecciona la opción [BUSCAR REGISTRO NO ASIGNADO CAJA]
Paso 4:
En la ventana de búsqueda, se te presentan los registros no asignados de caja o pendientes de asignar, en el cual puedes buscar e identificar a cuál pertenece el pago. Como ayuda en dicha caja se presenta la imagen reportada por el copropietario para que la identificación sea lo más sencilla posible. En dicha ventana, puedes seleccionar el criterio de búsqueda de registros no asignados en el tiempo hasta los últimos 12 meses, se te presenta la imagen del adjunto con lo cual puedes filtrar en la tabla por fecha o valor para ayudar en la identificación del pago.
Paso 5:
Si lo identificaste, SELECCIONA EL REGISTRO, y en la Descripción “anexa” tipea un texto identificador al final (Ej. D-100) y da clic en [ACTUALIZAR DESCRIPCION] y el registro cuenta ahora con ese nuevo texto. Si no encontraste el registro de caja correspondiente da clic en [CERRAR] y no se ejecutará ninguna acción.
Paso 6: Es importante una vez IDENTIFICADO UN PAGO, pasarlo a ESTADO COMPLETADO, para esto, da clic en el menú “hamburguesa” y selección la opción [COMPLETADO], se te desplegara una opción de incluso “contestar” el reporte realizado por parte del copropietario.
Recuerda que este procedimiento NO ASIGNA el pago, solo permite identificarlo, para asignar el pago se debe realizar el proceso desde [CONTABILIDAD][CAJAS & MOVIMIENTOS], para mas información aquí un link de utilidad: https://mibarriofacil.com/aprendizaje/faq-administradores/ambiente-contable/como-registro-el-pago-de-un-copropietario-en-favor-de-su-bien-privado/
Listo! Con estas dos opciones de ayuda, tu proceso de identificación de pagos será mucho más sencilla.
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