Código: A46
Caso: Un copropietario realizó un pago por anticipado de varias expensas futuras, durante el tiempo que mantenía su saldo a favor la Asamblea resolvió crear una expensa extra y además el copropietario fue sujeto de una multa. Su estado de cuenta por saldo muestra que tiene dinero a favor en la cuenta EXPENSAS REGULARES.
Posterior al registro del Adeudo de la Expensa Extraordinaria y a la multa por insistencia a Asamblea sus saldos por cuenta muestran lo siguiente:
El propietario tiene aún su saldo NETO TOTAL a su favor, sin embargo, su saldo por cuentas muestra la siguiente información, dando a entender que tiene “deudas” pendientes.
El propietario nos ha solicitado que del dinero que tenía a su favor reasignemos a los nuevos “cargos” pendientes.
¿Cuál es la manera correcta de realizar esta reasignación?
Antecedentes:
- Esta puede ser considerada una de las transacciones que encierra la mayor complejidad de uso de la plataforma, por lo cual se recomienda la lectura completa de este caso ficticio previo a realizar movimientos en la plataforma
- Este caso también puede ser aplicado para la “Reasignacion” de pagos previos (fechas pasadas) que se realizaron con error en el uso de la cuenta contable y no deseamos alterar reportes previos.
- No se recomienda “reasignar” el pago anterior (original) en donde se generó el anticipo y saldo neto a favor ya que es un registró histórico que modificaría todo potencial reporte pasado ya realizado, a menos que sea un pago muy reciente (por ejemplo en el mismo mes de trabajo)
- No debemos pensar que es un simple asiento “contable” de creación de Nota de Crédito y Debito para realizar los ajustes a nivel de Bien privado, ya que esto generaría una modificación en los reportes de PyG y la realidad del caso no nos dice que se han modificado los adeudos o cargos realizados.
- La manera correcta de registrar este tipo de casos es realizar la transacción que SIMULA LA REALIDAD de la manera mas cercana a lo que sucedería. Para este caso, el copropietario NOS PIDE “usar” su “dinero anticipado” y “reasignarlo” a otras cuentas. Por esto esta simulación la debemos ejecutar a través de alguna de las “cajas” para realizar el “egreso” por devolución del dinero a favor y simultáneamente crear el “ingreso” del mismo dinero ASIGNANDO el egreso a la cuenta en donde estaba originalmente el saldo a favor (en este ejemplo: Expensas Regulares) y ASIGNANDO el ingreso a las cuentas nuevas pendientes (en este ejemplo: Expensa Extraordinaria y Multas).
- Esta operación genera un efecto NETO en la caja de CERO, pero refleja lo solicitado por el copropietario y lo que es mas importante creará el REGISTRO de “devolución” de pago con lo cual se justificará a futuro cualquier reclamo del Comprobante de Pago original emitido cuando se realizó el anticipo. Se recomienda usar cajas no bancarías para estas transacciones, puede ser CAJA CHICA o una caja especial creada para estos movimientos especiales que no hay movimiento real de dinero
- En resumen, el objetivo de la administración es mostrar el SALDO INALTERADO del bien privado pero con el registro en las cuentas adecuadas (Ver imagen):
A continuación, veamos el paso a paso de este ejemplo:
Paso 1:
Seleccionemos la CAJA en donde realizaremos las transacciones de egreso y ingreso neto. Para el ejemplo usaremos la CAJA CHICA. CONTABILIDAD -> CAJAS & MOVIMIENTOS, clic sobre la “Caja Chica” en la lista de cajas disponibles
Paso 2:
Crear un “egreso” por el valor del dinero que se requiere para cruzar los nuevos adeudos, en este caso 200 usd
Paso 3:
Crear el o los ingresos “que sumen el mismo valor del egreso” ya que ese dinero será asignado a las nuevas cuentas y el efecto en el saldo debe ser CERO, en este caso creamos un ingreso por 150 usd (para el adeudo de Extraordinarias y otro por 50 usd para el adeudo de multas)
Notar que el saldo de la caja al final no sufre alteración, tiene un efecto CERO. Se recomienda colocar descripciones adecuadas que permitan a futuro el mejor entendimiento de la transacción realizada por petición del copropietario o decisión de la Administración.
Paso 4:
Realizar la asignación de los valores al bien privado usando las cuentas adecuadas
Para el egreso, usar la cuenta en donde tiene asignado a favor por el anticipo, aquí el ejemplo de la pantalla de asignación, copiar la cuenta y dar clic en Guardar:
Paso 5:
Realizar la asignación de los valores al bien privado usando las cuentas adecuadas
Para el ingreso, usar la cuenta en donde tiene pendiente de pago en el “Saldo por cuentas”, aquí el ejemplo de la pantalla de asignación del ingreso para pago de la expensa extraordinaria, copiar la cuenta y dar clic en Guardar. Como recomendación es importante para este tipo de transacciones usar el botón de SALDO POR CUENTAS y NO! el BOTON DE MOVIMIENTOS SUGERIDOS:
Paso 6:
Realizar la asignación de los valores al bien privado usando las cuentas adecuadas
Para el ingreso, usar la cuenta en donde tiene pendiente de pago en el “Saldo por cuentas”, aquí el ejemplo de la pantalla de asignación del ingreso para pago de la multa, copiar la cuenta y dar clic en Guardar. Como recomendación es importante para este tipo de transacciones usar el botón de SALDO POR CUENTAS y no el BOTON DE MOVIMIENTOS SUGERIDOS:
Paso 7:
Listo!
Una vez asignados todos los movimientos de caja EFECTO CERO (tanto el egreso como el ingreso), verifiquemos los movimientos de asignación creados en el Bien privado y que su saldo sea el mismo en su total pero ahora con el efecto de la reasignación de su anticipo.
En los movimientos tendremos el detalle sin que su saldo posterior al los nuevos adeudos haya cambiado:
Al dar clic en el botón de SALDOS POR CUENTAS del bien privado ahora ya muestra la nueva realidad al tener aun su anticipo en la cuenta original y las otras cuentas debidamente cubiertas.
Es importante notar que en el estado de cuenta del Bien Privado, esta transacción queda reflejada mostrando explícitamente la petición realizada de USO de los anticipos para la cobertura de nuevos adeudos.
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