Código: C20:
Antecedente: Para este caso, debemos recordar que el flujo regular en el tiempo para registrar gastos es: 1) Registrar la factura en el proveedor, 2) registrar el egreso del dinero para cubrir la obligación generada y 3) Asignar el egreso de caja al proveedor adecuado. Con el paso 1) Creamos el movimiento que sustenta la cuenta por pagar en el proveedor, con el paso 2) generamos el movimiento de egreso en la caja y con 3) creamos el movimiento de pago en el proveedor. En ese caso veremos cómo podemos crear automáticamente desde el paso 3) (asignación) el movimiento que necesitamos
NOTA: Por favor recordar que estos datos del ejemplo son ficticios y no necesariamente deben coincidir con los datos de tu condominio, el objetivo es mostrar una secuencia de datos y el uso de los datos ficticios en cada sección, deberás reemplazar nombres, valores y demás datos inventados por los datos que correspondan a tu condominio.
Caso 1: Debo registrar un gasto menor pagado desde caja chica como el uso de un taxi y no tengo los datos del proveedor.
- En el menú seleccionar [CONTABILIDAD][CAJAS & MOVIMIENTOS]
- Selecciona la Caja correspondiente a la Caja Chica de tu condominio
- En la tabla de movimientos o transacciones de esa caja, busca y localiza el registro correspondiente al egreso por un gasto menor como puede ser taxis o copias.
- Da clic en [ASIGNAR]
- Selecciona como contrapartida, PROVEEDOR y de la lista de proveedor selecciona el [PROVEEDOR GENERICO]
- Selecciona la cuenta contable a la que se asigna el pago, para este caso debes tener alguna cuenta de Gastos de Movilidad o Papelería
- ¡AQUÍ LO DIFERENTE!: Selecciona generar un movimiento adicional para este caso.
- El Tipo del movimiento adicional seleccionado por defecto es opuesto al generado en la asignación original, esto lo puedes ver en el texto del campo valor para asignar, es este caso el movimiento a asignar es “a favor”:
y para generar el movimiento adicional con efecto contrario debe estar “Por pagar”, así le pedimos a la plataforma que cree una “obligación” en el lado del proveedor que se cruzará con el pago realizado. - Si deseas puedes cambiar la descripción e incluso la cuenta contable de ser necesario. Lo regular y en este ejemplo dejaremos toda la información sugerida.
- Da clic en [GUARDAR], y confirma la asignación [SI]
- ¡Listo! La plataforma te notificará que la asignación fue realizada. En este instante la plataforma creó DOS REGISTROS en el proveedor, para este caso en “BANCO POPULAR”, uno que es la asignación del “pago o débito” de la transferencia y otro que representa el “recibo o factura” de dicho servicio prestado por el banco.
Caso2: Tengo gastos menores todo el tiempo en la cuenta bancaria, gastos o cobros por transferencias recibidas, gastos por emisión de chequeras y en general estos gastos no “tienen una factura formal” ya que el estado de cuenta es la factura per se. Quiero que la plataforma “cree” automáticamente estos “recibos” o facturas por cada movimiento.
- En el menú seleccionar [CONTABILIDAD][CAJAS & MOVIMIENTOS]
- Selecciona la Caja correspondiente a la cuenta del Banco en el listado de Cajas
- En la tabla de movimientos o transacciones de esa caja, busca y localiza el registro correspondiente al egreso por un gasto menor como puede ser los costos de transferencia o descuento por mantenimiento de estado de cuenta, cualquiera de estos casos ayuda en este ejemplo.
- Da clic en [ASIGNAR]
- Selecciona como contrapartida, PROVEEDOR y de la lista el proveedor que en este caso es el mismo Banco, este debe estar creado como proveedor.
- Selecciona la cuenta contable a la que se asigna el pago, para este caso debes tener alguna cuenta de Gastos de Financieros
- ¡AQUÍ LO DIFERENTE!: Selecciona generar un movimiento adicional para este caso.
- El Tipo del movimiento adicional seleccionado por defecto es opuesto al generado en la asignación original, esto lo puedes ver en el texto del campo valor para asignar, es este caso el movimiento a asignar es “a favor”:
y para generar el movimiento adicional con efecto contrario debe estar “Por pagar”, así le pedimos a la plataforma que cree una “obligación” en el lado del proveedor que se cruzará con el pago realizado. - Si deseas puedes cambiar la descripción e incluso la cuenta contable de ser necesario. Lo regular y en este ejemplo dejaremos toda la información sugerida.
- Da clic en [GUARDAR], y confirma la asignación [SI]
- ¡Listo! La plataforma te notificará que la asignación fue realizada. En este instante la plataforma creó DOS REGISTROS en el proveedor, para este caso en “BANCO POPULAR”, uno que es la asignación del “pago o débito” de la transferencia y otro que representa el “recibo o factura” de dicho servicio prestado por el banco.
Tags: Contabilidad de edificios y condominios, Administración financiera de edificios y condominios, caja chica, ingresos y egresos, comprobantes