Código: A78
Caso: El condominio ha contratado una póliza cuyo valor total es de 861.88 dividido en 12 cuotas establecidas por la aseguradora, quiero registrar este plan de pagos de la póliza y como debo registrar los pagos.
Antecedentes
Cuando el condominio o edificio adquiere un bien o servicio con un plan de pagos, regularmente se conoce a esto como un ACTIVO DIFERIDO, ya que contablemente ya gozo del servicio o bien en su totalidad, pero a su vez tengo un “pasivo” o cuenta por pagar que va reduciéndose con cada pago realizado.
Crear el activo diferido, en este caso la póliza de seguro con su plan de pagos:
Paso 1: Acceder al menú “Activos Diferidos”
Ir a la opción de menú [CONTABILIDAD] [ACTIVOS DIFERIDOS]
Paso 2: Crear el nuevo “activo diferido”
En este caso, para crear la póliza da clic en el botón [NUEVO]
En la ventana de configuración ingresa la información de la póliza de seguro: Proveedor, Cuenta contable en donde se registrarán los pagos (el gasto), Fecha de inicio y fin de este activo diferido (seguro), una breve descripción (por ejemplo: Póliza general 12345 – Año 2024), en la Referencia, la información de la factura o documento que respalda la contratación o compra del activo diferido. El Valor TOTAL de la póliza (Ej. 861.88), el número de cuotas o pagos y la fecha del primer pago.
Con esta información, el sistema crear un plan de PAGOS BASE, el cual debe ser modificado acorde a la realidad del plan de pagos acordado.
Finalmente, se puede anexar un documento PDF como respaldo del Activo diferido, aquí por ejemplo se recomienda colocar la FACTURA TOTAL que respalda la compra o contratación.
Paso 3: Visualización de la póliza
Una vez creada la póliza, la podrá visualizar en pantalla y las cuotas se presentarán en el lado derecho acorde seleccione cada activo diferido. Allí se pueden realizar ajustes a las fechas exactas de pago y los valores. Solo recuerde que el cambio de los valores de cada cuota ira modificando el valor total del activo, por lo que es importante cuadrar el total con la factura.
Aquellas cuotas cuya fecha sea menor a la fecha de creación aparecerán con una alerta indicando que su estado debería ser actualizado a convertido en obligación. Ya que se supone que cada cuota con el tiempo se va “convirtiendo” en una obligación de pago por su propia naturaleza.
Por esto, para cada Activo diferido siempre se tendrán en la tabla de detalle por separado aquellas cuotas que ya fueron convertidas a obligación para ser tratada como un pago regular, y cuales aún están pendientes de pago.
¡Listo!, con esto ya está registrado el activo diferido, solo resta saber cómo “convertir” la cuota en una obligación para que sea gasto y pueda procesarse el pago.
Paso 4: ¿Cómo pasar una cuota de pendiente a obligación?
Para esto tienes 2 opciones:
- Desde esta pantalla CREAR la obligación, con lo cual en el mismo PROVEEDOR al cual se contrató o compró el activo diferido, se creará el comprobante de obligación (Por pagar), para que aparezca en la sección de CUENTAS POR PAGAR a proveedores
- Desde esta pantalla, ATAR una cuota con un comprobante de OBLIGACION ya ingresado o creado en el mismo proveedor, esto es útil cuando ya se han realizado pagos anteriores y se tienen los comprobantes de las cuotas previamente registradas en la plataforma.
Estas dos opciones están presentes en el menú “hamburguesa” de cada cuota pendiente.
Crear un comprobante de obligación
Al seleccionar la primera opción “Crear”, seleccionar en el menú: Crear comprobante de Obligación, la plataforma automáticamente crea la obligación de pago en el proveedor, usando los datos de la cuota (Fecha, valor y cuenta) y mueve la cuota de estado Pendiente -> a Obligación
Ese comprobante de obligación no puede ser eliminado (ver candado) ya que esta Asignado a la cuota seleccionada, para eliminarlo es necesario “reversar la asignación” de la cuota pagada.
Asignar un comprobante ya creado
Puede darse el caso de que la cuta ya haya sido pagada y procesada, para esto entonces NO DEBEMOS CREAR un nuevo comprobante, sino “ATAR” o “ASIGNAR” un movimiento por pagar con la cuota que corresponde, para este caso, seleccionar en el menú: Asignar comprobante de Obligación, en este instante el sistema buscará en el MISMO PROVEEDOR, EN LA MISMA FECHA y con el MISMO VALOR de la cuota una transacción previamente creada y te dará la opción de “asignarla”. Si algún dato no coincide no te presenta la opción, en cuyo caso debes verificar los datos: fecha, valor, cuenta, proveedor.
En la caja de dialogo mostrada, seleccionas el comprobante encontrado al cual quieres asignar.
Y das clic en el botón [SELECCIONAR], con esto se ata la cuota con ese comprobante y cambia su estado de Pendiente -> a Obligación.
¡Listo!, las cuotas han sido convertidas en obligación. Cada vez que las conviertes, ya puedes procesar y asignar los pagos como se hace con cualquier otra obligación.
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