Código: A54
Caso: El condominio en asamblea decidió ir creando un fondo de ahorro, en el cual mes a mes se debe registrar un valor de ahorro aprobado en presupuesto.
Antecedentes
Existen dos maneras de ejecutar esta decisión: vía una cuenta bancaria REAL de ahorros, y una segunda a través de PROVISIONES que terminan en una cuenta contable patrimonial sustentada en los activos del condominio. La plataforma cuenta con las opciones para los dos métodos, la decisión de cual implementar debe ser acorde a la realidad y preferencia de cada edificio y su asamblea cada una presenta ventajas y desventajas, sin embargo, la primera opción de realizar vía una cuenta bancaria de ahorros, es más ENTENDIBLE por copropietarios sin fuertes conocimientos contables y vuelve tangible los fondos de ahorro sustentados en una cuenta REAL verificable por todos.
OPCION 1:
USAR UNA CUENTA DE AHORROS REAL (EFECTO EN FLUJO DE CAJAS)
Esta opción permite que los fondos de ahorro estén transparentemente detallados en una CAJA que muestra el espejo de movimientos reales de una cuenta bancaria. Contablemente los fondos de ahorro serán vistos bajo el conjunto de ACTIVOS.
Y para esto simplemente se requieren los siguientes pasos:
Paso 1:
Ir a la opción de menú [ENTORNO] [CAJAS]
Paso 2:
Clic en el botón [NUEVO], para crear la caja con toda la información requerida
Paso 3:
Administrar la nueva caja, de la misma forma en la que se realizan los movimientos de la CAJA principal del conjunto
Lo importante a tener en cuenta en esta opción, es que MES a MES la administración deberá realizar la TRANSFERENCIA de fondos hacia esta caja, generando UN MOVIMIENTO REAL de ahorro, el cual no será registrado como un “gasto” sino como una reclasificación de un ACTIVO disponible.
Este link, describe el paso a paso de como registrar transferencias entre cajas.
OPCIÓN 2:
USAR UNA CUENTA PATRIMONIAL (PROVISIONES CONTABLES)
Esta opción permite que los fondos de ahorro estén registrados como un GASTO PROVISIONADO mes a mes y enviados en partida doble hacia una cuenta de AHORROS o RESERVAS CONTABLES. Contablemente los fondos de ahorro serán vistos bajo el conjunto de PATRIMONIO.
Y para esto simplemente se requieren los siguientes pasos:
Paso 1:
Crear un proveedor de TIPO = PATRIMONIAL, para esto ir a [ENTORNO][PROVEEDORES]
Paso 2:
Clic en botón [NUEVO], y allí crear un proveedor en el cual se almacenarán los movimientos de PROVISION y USO de los fondos, el nombre puede ser FONDOS DE AHORRO, y lo importante es crearlo del TIPO Patrimonial.
Al seleccionar este TIPO, la plataforma SOLO permitirá realizar “asientos” de TIPO CONTABLE y no permitirá en este proveedor realizar ninguna asignación de CAJAS.
Paso 3:
Realizar los asientos de PROVISION mes a mes. Al igual que cualquier otro proveedor, cada mes se puede realizar el movimiento de obligación (TIPO = POR PAGAR), colocando el valor a provisionar en ese periodo. Eso genera un asiento o movimiento en el ESTADO DE PERDIDAS y GANACIAS, bajo la cuenta contable a su gusto (recomendamos usar una cuenta contable específica para este fin, tipificada como EGRESO EXTRAORDINARIO)
Este proceso es prácticamente el mismo que registrar una factura por pagar, aquí un link de ayuda.
La diferencia es que la plataforma interpretará estos asientos como movimientos patrimoniales por el TIPO del proveedor usado y los presentará adecuadamente en los reportes de situación y de pérdidas y ganancias. Las provisiones deben ser registradas con TIPO = POR PAGAR.
Paso 4:
Cuando se deba “usar la provisión” o restar las provisiones de ahorros o reservas, se debe repetir el proceso del Paso 3, pero el movimiento debe ser colocado con TIPO = A FAVOR del condominio y no como tipo por pagar.
Para mirar los efectos de estos “movimientos” recomendamos mirar el Balance de Situación y el Balance de Situación por cuentas para mirar como dichas provisiones son reflejadas y comprender su efecto en los reportes.
BALANCE DE SITUACIÓN: [INFORMES GENERALES][BALANCE DE SITUACION]
BALANCE DE SITUACIÓN POR CUENTAS: [INFORMES GENERALES][BALANCE DE SITUACION][ ACCESOS DIRECTOS][BALANCE SITUACION POR CUENTAS]
¡Listo!, Con estas opciones puedes reflejar acorde su mejor criterio los fondos de ahorro o reservas que tu condominio ha establecido, una primera opción más alineada a la realidad y de fácil comprensión por todos los copropietarios, y una segunda más contable orientada al manejo de los ahorros como provisiones contables.
Keywords: Fondos de ahorros, Fondos de reserva