Código: C22
NOTA: Por favor recordar que estos datos del ejemplo son ficticios y no necesariamente deben coincidir con los datos de tu condominio, el objetivo es mostrar una secuencia de datos y el uso de los datos ficticios en cada sección, deberás reemplazar nombres, valores y demás datos inventados por los datos que correspondan a tu condominio.
Caso Depósito de Garantía: Tengo en mi cuenta bancaria el depósito de la garantía por 100.00 que realizó el Depto 201 por el uso del área de juegos, necesito registrarlo adecuadamente en el sistema.
- En el menú seleccionar [CONTABILIDAD] seguido de [CAJAS & MOVIMIENTOS]
- Selecciona la Caja correspondiente a la cuenta del Banco en el listado de Cajas
- En la tabla de movimientos o transacciones de esa caja, busca y localiza el registro correspondiente a la transferencia o depósito reportada por el condómino como su depósito de garantía, debería estar como INGRESOS NO IDENTIFICADOS en su cuenta contable y el botón [ASIGNAR] debería estar disponible en esa fila
- Una vez confirmado que ese registro pertenece a la transferencia reportada, da clic en [ASIGNAR]
- Selecciona como tipo de movimiento TRANSACCION DE GARANTÍA
- Selecciona el bien que realiza el depósito en garantía, en este caso el DEP 201
- La plataforma coloca en la referencia adecuada
- Da clic en [GUARDAR], la plataforma te pedirá una confirmación final si todo está correcto da clic en [SI]
- ¡Listo! La plataforma te notificará que la asignación fue realizada. En este instante la plataforma creó un registro “POR PAGAR” en el proveedor de DEPOSITOS EN GARANTIA, así puedes comprobarlo en el estado de situación del condominio por ejemplo y puedes mirar los datos del registro actualizado dando clic en [VER COMPROBANTE]
- Si deseas confirmar la correcta asignación, en la tabla de movimientos del PROVEEDOR DEPOSITOS EN GARANTIA puedes mirar que, en el registro de la transacción, en la columna REF PROVEEDOR puedes mirar que el DEPOSITOS EN GARANTIA está asignado
- Finalmente, la plataforma “bloquea” esta transacción
, señalando que ya no se pueden editar sus datos a excepción de la referencia que siempre puede ser actualizado, en caso de que desees modificar, debes [REVERSAR] 
la asignación para retornarlo a su estado original y realizar la asignación nuevamente.
Caso Devolución de Garantía: El Administrador me notifica que no existen novedades en el uso de un área comunal y que procedamos con la “devolución” de la garantía dada por el copropietario del caso anterior, ya realizamos la transferencia o emisión del cheque debido
- En el menú seleccionar [CONTABILIDAD] seguido de [CAJAS & MOVIMIENTOS]
- Localiza el movimiento de caja correspondiente a la devolución de la garantía, seguramente estará como EGRESO NO IDENTIFICADO
- Da clic en [ASIGNAR]
- Selecciona el TRANSACCION GARANTIA y de la lista el proveedor ficticio DEPOSITOS EN GARANTIA
- La plataforma al detectar un EGRESO, en la lista de contrapartida te mostrará UNICAMENTE los bienes privados que tengan DEPOSITOS EN GARANTIA previos, esto para controlar o minimizar devoluciones por error involuntarias
- Da clic en [GUARDAR], la plataforma te pedirá una confirmación final si todo está correcto da clic en [SI]
- ¡Listo! La plataforma te notificará que la asignación fue realizada. En este instante la plataforma creó un registro “A FAVOR” en el proveedor de DEPOSITOS EN GARANTIA, así puedes comprobarlo en el estado de situación del condominio, en donde ya debe estar neteado el valor reduciendo el “POR PAGAR” en garantías entregadas, y puedes mirar los datos del registro actualizado dando clic en [VER COMPROBANTE]
- Si deseas confirmar la correcta asignación, en la tabla de movimientos puedes mirar que, en el registro de la transacción, en la columna REF PROVEEDOR puedes mirar que el DEPOSITOS EN GARANTIA está asignado
- Finalmente, la plataforma “bloquea” esta transacción
, señalando que ya no se pueden editar sus datos a excepción de la referencia que siempre puede ser actualizado, en caso de que desees modificar, debes [REVERSAR] 
la asignación para retornarlo a su estado original y realizar la asignación nuevamente.
Recomendaciones finales:
- Si en tu barrio, edificio o condominio entregan las garantías con “cheques” o “letras” no efectivas, recomendamos crear una “CAJA DE GARANTIAS”, en donde puedes registrar el INGRESO de los cheques y que no están efectivos y el EGRESO de estos cuando se devuelve permitiendo así generar las asignaciones
- En el estado de cuenta de los bienes privados se presenta por separado el valor entregado como garantía
- En caso de realizar el cobro de uno de los cheques entregados y que estén en caja de Garantías el momento de efectivizarse en tu cuenta corriente/ahorros bancaria registrarlo como una Transferencia de Caja
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