¿Cómo actualizar los movimientos de una caja?

Código: C17

NOTA: Por favor recordar que estos datos del ejemplo son ficticios y no necesariamente deben coincidir con los datos de tu condominio, el objetivo es mostrar una secuencia de datos y el uso de los datos ficticios en cada sección, deberás reemplazar nombres, valores y demás datos inventados por los datos que correspondan a tu condominio.

Caso 1:

Es viernes, y quiero actualizar el saldo de mi caja chica de administración con los gastos e ingresos que tengo registrados. Tengo 2 gastos que realice: Pago por copias de documentos por 2,50 usd del 1 de mayo y el pago de taxi por 3,00 usd del 8 de mayo, además tengo el dinero del condómino de la Casa02 que me dejó como abono a sus expensas por 80 usd el 15 de mayo.

• En el menú seleccionar [CONTABILIDAD][CAJAS & MOVIMIENTOS]
• En el listado de cajas, da clic en la caja en donde registraremos los movimientos de dinero, en este caso CAJA CHICA
• Se cargarán los movimientos registrados en dicha caja en la tabla de movimientos, puedes seleccionar el rango de fechas adecuadas para mostrar los últimos movimientos por ejemplo
• Para ingresar cada gasto da clic en [NUEVO MOVIMIENTO]
• Verifica en el título que estas en la Caja correcta, para este caso CAJA CHICA
• En la ventana de Nuevo movimiento, ingresa:
  • Tipo de registro: Egreso
  • Fecha contable: 1 de mayo
  • Descripción: Copias de documentos relevantes
  • Valor: 2.50
• Da clic en [GUARDAR], el sistema de confirma la creación del nuevo movimiento y lo puedes verificar en la tabla de movimientos
• El nuevo movimiento se registra en la cuenta GASTOS NO IDENTIFICADOS
• Repite el para el otro gasto con los siguientes datos
  • Tipo de registro: Egreso
  • Fecha contable: 8 de mayo
  • Descripción: Pago Taxi tramites del banco
  • Valor: 3
• Para ingresar el pago del copropietario da clic en [NUEVO MOVIMIENTO]
• En la ventana de Nuevo movimiento, ingresa:
  • Tipo de registro: Ingreso
  • Fecha contable: 15 de mayo
  • Descripción: Abono a expensas pendientes Casa02
  • Valor: 80
• Da clic en [GUARDAR], el sistema te confirma la creación del nuevo movimiento y lo puedes verificar en la tabla de movimientos
• El nuevo movimiento se registra en la cuenta INGRESOS NO IDENTIFICADOS
• Listo!. A este momento has actualizado los movimientos de la caja chica, ten en mente que aún están NO IDENTIFICADOS, es decir, pendientes de ASIGNAR y completar el proceso de registrar los gastos contablemente y el ingreso en favor del bien privado Casa 02. Te recomendamos mirar las preguntas: “C03 ¿Cómo registro el pago de un copropietario en favor de su bien privado?” y “C04 ¿Cómo registro el pago que realicé a un proveedor?” para completar todo el proceso.

Caso 2:

Es 10 del mes, y quiero actualizar el saldo de la caja de la cuenta bancaria en donde tenemos los depósitos de los pagos de los copropietarios y algunos egresos también, al ver el estado de cuenta tengo aproximadamente 45 movimientos en la cuenta, necesito ingresarlos de manera masiva y no uno a uno como el caso anterior.

NOTA: Por favor recordar que estos datos del ejemplo son ficticios y no necesariamente deben coincidir con los datos de tu condominio, el objetivo es mostrar una secuencia de datos y el uso de los datos ficticios en cada sección, deberás reemplazar nombres, valores y demás datos inventados por los datos que correspondan a tu condominio..

• Ten en tu hoja de cálculo preferida los movimientos o transacciones que deseas ingresarlos de manera masiva, deben ser 4 columnas con las siguientes características:
  • Tipo: Texto que identifica si el movimiento es un “Ingreso” o “Egreso” de la caja que deseas actualizar.
    1. Textos válidos para identificar un ingreso, todos aquellos que inicien con: “Ing”,”Cre”, “+”,”C”,”I”
    2. Textos válidos para identificar un egreso, todos aquellos que inicien con: “Egr”,”Deb”, “-”,”D”,”E”,”CHE”
  • Fecha contable: Fecha del movimiento, es MANDATORIO que el formato sea año-mes-dia (AAAA-MM-DD)
  • Descripción: Texto que describe el movimiento, aquí ud puede concatenar varios datos que el banco le proporcione, lo importante es que este en una sola celda o columna
  • Valor: Valor del movimiento SIN SIGNO. Aquí es importante que no tenga formatos especiales, SOLO el separador de decimales sin símbolos de miles o millones o de moneda.
• En el menú seleccionar [CONTABILIDAD] [CAJAS & MOVIMIENTOS]
• En el listado de cajas, da clic en la caja en donde registraremos los movimientos de dinero, en este caso BANCO POPULAR
• Si desea importar los movimienteos, acceda primero a [Movimientos] >> [Importar Movimientos]
• Se despliega una ventana con la tabla para registrar los multiples registros, precargado con DOS movimientos de ejemplo que te permite mirar el formato requerido. Estos los puedes eliminar previo a “copiar” los registros a importar
• Escoje el separador DECIMAL con el que quieres importar tus registros.
• Con la tabla vacia, en tu hoja de calculo selecciona los registros a importar, las cuatro columnas y las filas de los movimientos SIN LOS TITULOS y procede a COPIAR TRADICIONALMENTE (Ej Windows: CONTROL+C o ). Da clic en el centro de la tabla bajo la fila de los titulos y PEGA TRADICIONALMENTE, (Ej Windows: CONTROL+V)
• La tabla te confirmará si todos los registros fueron importados sin errores o te marcará si alguna tuvo errores con un mensaje similar a: , la corrección la puedes realizar directamente en la tabla si son pocos los errores o volver a importar todos los registros.
• Para confirmar que todo está correcto, encima de la tabla de movimiento, la ventana te muestra un resumen de los registros importados y lo más importante te muestra el SALDO o BALANCE actual de la CAJA y el SALDO o BALANCE FINAL con el que quedará despues de importar los registros
• Una vez confirmados los valores y no tener registros con errores, da clic en [CARGAR DATOS AL SISTEMA], la plataforma te mostrará un mensaje confirmando la importación de la información
• ¡Listo! Puedes mirar ahora en tu caja los movimientos listos para ser “Asignados” apropiadamente

Tags: Contabilidad de edificios y condominios, Administración financiera de edificios y condominios, cuadre de cajas, cuentas bancarias, conciliación ingresos y egresos