Código: C14
Caso: El día de ayer recibí una notificación de un copropietario que me pide que el depósito realizado en la cuenta bancaria del condominio por un valor de 250,00 se lo asigne de la siguiente forma: 100,00 es para cubrir expensas del departamento de su padre el A1, 80,00 es para pago de expensas de su departamento el B1 y los restantes 70.00 es para el pago establecido por el uso del salón comunal para un evento ya aprobado para el depto A1.
NOTA: Por favor recordar que estos datos del ejemplo son ficticios y no necesariamente deben coincidir con los datos de tu condominio, el objetivo es mostrar una secuencia de datos y el uso de los datos ficticios en cada sección, deberás reemplazar nombres, valores y demás datos inventados por los datos que correspondan a tu condominio
- Selecciona el menú [CONTABILIDAD][CAJAS & MOVIMIENTOS]
- Identifica el movimiento del ingreso reportado, puedes usar los filtros o los rangos de fechas para buscarlo
, es recomendable que filtres la tabla para no tener muchos registros en vista simultáneamente. - Una vez identificado el registro, necesitaremos realizar una “asignación múltiple”
En este punto es importante explicar que mibarriofacil.com solo permite tener UNA CONTRAPARTIDA ASIGNADA POR CADA MOVIMIENTO DE CAJA, es por esta razón que al realizar “asignaciones” parciales, la plataforma creará “movimientos” de los valores no asignados con el objetivo de no variar los saldos, a estos movimientos se los conoce como DIVISIÓN, a continuación, veremos su comportamiento
- Primero, asignaremos los 100.00 como expensas del bien privado A1, para esto da clic en el botón [ASIGNAR] del registro
- La plataforma te presentará la ventana de Asignación en la cual ingresaremos los siguientes datos:
- Referencia: El número del comprobante físico si tu condominio lo maneja, caso contrario puedes dejar en blanco para que la plataforma te asigne un secuencial
- Contrapartida: Selección la contrapartida de este ejemplo, Bien Privado, Depto A1, recuerda que los datos presentados en tu condominio son diferentes, estos datos son ficticios.
- Cuenta movimiento de caja: Selecciona la cuenta que corresponde al pago de expensas, en este ejemplo:
- Valor para asignar: ¡AQUÍ ES EL CAMBIO IMPORTANTE!, por defecto, la plataforma asume asignar TODO el valor, cambia este valor y coloca los 100.00 de este ejemplo, por favor nota que la plataforma actualiza el valor pendiente para asignar con la diferencia, en este caso con los 150.00 restantes
- Da clic en [GUARDAR]
- En la tabla notarás que la plataforma asignó los 100.00 y ha creado un nuevo movimiento de 150.00 sin asignar
, y actualizó las descripciones colocando la palabra “DIVISIÓN” junto al valor original para mejorar la descripción y ayudar a la lectura futura
- En este punto, estamos ahora con la asignación pendiente de los 150.00, procedamos a asignar según el ejemplo los 80.00 al departamento B1, para lo cual da clic en el botón [ASIGNAR] del registro nuevo creado del DIVISIÓN anterior.
- La plataforma te presentará la ventana de Asignación en la cual ingresaremos los siguientes datos:
- Referencia: El número del comprobante físico si tu condominio lo maneja, caso contrario puedes dejar en blanco para que la plataforma te asigne un secuencial
- Contrapartida: Selección la contrapartida de este ejemplo, Bien Privado, Depto B1
- Cuenta movimiento de caja: Selecciona la cuenta que corresponde al pago de expensas
- Valor para asignar: ¡AQUÍ ES EL CAMBIO IMPORTANTE!, por defecto, la plataforma asume asignar TODO el valor restante, cambia este valor y coloca los 80.00 de este ejemplo, por favor nota que la plataforma actualiza el valor pendiente para signar con la diferencia, en este caso con los 70.00 restantes
- Da clic en [GUARDAR]
- En la tabla notarás que la plataforma asignó los 80.00 y ha creado un nuevo movimiento de 70.00 sin asignar
, y actualizó las descripciones colocando la palabra “DIVISIÓN” junto al valor original para mejorar la descripción y ayudar a la lectura futura 
- Nos resta únicamente realizar la asignación final, según este ejemplo 70.00 el pago del uso de un área comunal para un evento del Depto A1, para esto da clic en el botón [ASIGNAR] del registro restante
- La plataforma te presentará la ventana de Asignación en la cual ingresaremos los siguientes datos:
- Referencia: El número del comprobante físico si tu condominio lo maneja, caso contrario puedes dejar en blanco para que la plataforma te asigne un secuencial
- Contrapartida: Selección la contrapartida de este ejemplo, Bien Privado, Depto A1, recuerda que los datos presentados en tu condominio son diferentes, estos datos son ficticios.
- Cuenta movimiento de caja: Selecciona la cuenta que corresponde al uso de espacios comunales, en este ejemplo:
- Valor para asignar: en esta ocasión no necesitas cambiar el valor ya que se requiere asignar el total restante
- Da clic en [GUARDAR]
- ¡Listo!, has realizado exitosamente una ASIGNACION MULTIPLE usando la habilidad de la plataforma de “crear” movimientos DIVISIÓN, que no es otra cosa que “dividir” un movimiento de caja en “varios” equivalentes. Recuerda que no debes preocuparte si te equivocaste en algún paso, siempre puedes “REVERSAR” y borrar los movimientos de ser el caso y “CREAR” el movimiento original para realizar adecuadamente estas “DIVISIONES”. Usa esta técnica cuando necesitas asignar un mismo ingreso o egreso de caja a múltiples contrapartidas o múltiples cuentas contables.
¿Existe alguna forma de imprimir un resumen desglosado del uso y asignación del pago, es decir, un resumen de las asignaciones realizadas?
Como ya vimos anteriormente, la asignación hacia múltiples cuentas, rubros o incluso múltiples bienes privados generan un comprobante por cada asignación, debido a que incluso con esto se gana la funcionalidad de colocar diferentes CABECERAS a cada comprobante. Sin embargo, la mayoría de los casos, los copropietarios por facilidad les gusta tener un recibo que resuma el TOTAL de su pago y en detalle cómo fue asignado.
La plataforma te permite generar este RECIBO DE PAGO CON ASIGNACION MULTIPLE, para esto simplemente recuerda las siguientes condiciones:
- Mantén la misma descripción de CAJA para todos los movimientos: Esto es importante ya que, al ser una descripción del banco en muchas ocasiones, la mantenemos con una simple variación y es que ha sido dividida, por esto siempre empiezan con el texto [DIVISION XXX], en donde XXX es el valor original del movimiento de caja
- Puedes generar este recibo desde CUALQUIER movimiento asignado, parte del conjunto de asignaciones, lo único es que debe estar asignado ya que usará como CABECERA de este RECIBO, la cabecera del registro seleccionado como referencia en el nuevo reporte.
Paso 1:
Da clic en el menú contextual de cualquiera de los registros “divididos”, para identificarlos podrán notar un “icono” de división.
Paso 2:
Da clic en la opción “Ver desglose de pago” o “Ver Recibo pago múltiple” en el menú contextual
¡Listo!, con esto ya tienes el RECIBO de pago con asignación múltiple desplegado, y al igual que todos nuestros reportes lo puedes descargar ya que esta en formato PDF para su fácil distribución
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