Código: C11
Caso: En mi condominio se estableció que las casas y departamentos que se encuentren sin deuda al corte del día 10 de cada mes reciban un descuento equivalente al 5% de su expensa mensual, necesito poder generar estos descuentos de manera masiva ya que son muchos departamentos para estar haciéndolo uno a uno
NOTA: Por favor recordar que estos datos del ejemplo son ficticios y no necesariamente deben coincidir con los datos de tu condominio, el objetivo es mostrar una secuencia de datos y el uso de los datos ficticios en cada sección, deberás reemplazar nombres, valores y demás datos inventados por los datos que correspondan a tu condominio.
— Creación de plantilla de descuentos pronto pago para uso futuro en dar descuentos —
- En el menú seleccionar [CONTABILIDAD][PLANTILLA DE CARGOS MASIVOS]
- Seguramente ya dispones de la plantilla de los cargos de expensas mensuales vigente, selecciónala dando clic sobre la plantilla en la lista cargada. Si no tienes creada aún esta plantilla te invitamos a mirar la pregunta: C05 ¿Cómo realizo el cargo masivo de las expensas mensuales? en este documento
- Una vez confirmada que tienes localizada y sabes su nombre: plantilla de expensas, procederemos a copiarla para crear una nueva plantilla con esos valores base. Da clic en [COPIAR], este botón se encuentra sobre la lista de plantillas
- En Plantilla Origen selecciona la plantilla base de expensas y da clic en [GUARDAR]
- La plataforma “creará” una nueva plantilla con el mismo nombre anexando al final “_COPIA” y los mismos valores, por ejemplo, algo así:
, pueden existir diferencias debido a los cambios de activación de ciertos bienes. - Selecciona la nueva plantilla copiada, y da clic en el botón [EDITAR] de esa plantilla
- Aquí puedes cambiar si la plantilla se usará para generar “adeudos” (por cobrar) o “a favor” (notas de crédito), para este ejemplo por ser descuentos, selecciona “A favor del bien privado” en el Tipo de movimiento de la plantilla
- Y actualiza el nombre para este caso ejemplo: DESCUENTOS POR PRONTO PAGO 5%
- Actualicemos el valor con el 5% del valor actual, para esto da clic en el botón [VALORES] y selecciona la opción [APLICAR FACTOR]
- La plataforma te muestra un asistente para aplicar un factor y escoger la forma de redondeo o aproximación a usar, para este ejemplo llena con la siguiente información:
- Factor: 0.05 (equivalente a dejar el 5%)
- Forma de redondeo: Redondeo y en Cantidad de decimales: 2
- La ventana te muestra cual finalmente será el valor de la plantilla después de aplicar el factor multiplicador, puede que varíe dependiendo de la forma de redondeo seleccionada
- Da clic en [GUARDAR], y la plantilla ahora esta recalculada con los valores correspondientes al 5% de las expensas vigentes
— USAR la plantilla para generar los movimientos contables de descuento pronto pago a los bienes cuyo saldo estaban al día al 10 del mes —
Para este ejemplo hay que entender que esta plantilla contiene los descuentos potenciales que cada bien podría ganar, sin embargo, dependerá de su saldo si se debe o no aplicar el descuento, y para esto “jugaremos” con la selección de quienes se ganan el descuento activándolos y desactivando quienes no deseo que se genere un movimiento
- En el menú seleccionar [CONTABILIDAD][PLANTILLA CARGOS MASIVOS]
- En el listado buscar la Plantilla recién creada de descuentos y selecciónala.
- Selecciona los bienes privados que tienen SALDO sin deuda al 10 del mes, usando el botón [SELECCIONAR BIENES], tienes muchas opciones de selección masiva. Primero selecciona [NINGUNO]
,
posterior a estos Seleccionar la opción [POR SALDOS].
Nota: Si no tomas la opción [NINGUNO], la plantilla selecciona los nuevos registros en “adición” a los que estaban seleccionados previamente y eso puede ser distinto a lo que queremos en este momento
- En el asistente de selección ingresa la siguiente información para este ejemplo:
- Tipo de Saldo: [A favor], son quienes deseo se seleccionen
- Fecha de corte: la fecha referencia, 10 del mes, por ejemplo
- En cantidad de bienes privados, la plataforma te muestra el número de registros que se “seleccionarán” por cumplir con el criterio solicitado en su saldo
- Da clic en [GUARDAR], y el asistente selecciona los registros en la tabla de la plantilla
- Para generar los movimientos contables de descuento “usando” la plantilla y solo para los bienes seleccionados, da clic en [GENERAR MOVIMIENTOS]
- En la pantalla presentada:
- Se confirma el TOTAL de movimiento a ser generados, en cantidad de bienes afectados y el valor
- Indica el tipo de TIPO DE MOVIMIENTO con el que se creó la plantilla, si necesitas cambiarlo deberás cerrar esta venta y editar la plantilla y cambiarla dando clic en el botón [EDITAR]
- Cuenta: Selecciona la cuenta contable correspondiente a los DESCUENTOS DE EXPENSAS
- Fecha contable: Selecciona la fecha con la que deseas que los movimientos sean generados, para este caso 1ro de mes
- Notas: Colocar la descripción con la que quieres que los movimientos sean identificados
- Numero de Referencia: Colocar cualquier referencia interna que tu condominio use regularmente
- Da clic en [GUARDAR], en este momento la plataforma genera todos los movimientos y la plataforma confirma la generación de los movimientos contables, da clic en [OK].
- ¡Listo! Se han creado masivamente los movimientos de descuento únicamente para aquellos bienes seleccionados por saldo a favor o en cero a una fecha específica. Para consultar el “uso” generado de esta plantilla, da clic en el botón [USOS] localizado en la plantilla respectiva
, y en la tabla presentada puedes mirar el detalle de movimientos dando clic en el botón [VER REGISTROS] 
.
Ten en mente que si detectas algún error puedes realizar el “reverso” de todos los movimientos generados masivamente en un “USO” específico dando clic en [REVERSAR] 
.
Tags: Descuentos, notas de crédito, contabilidad edificio y condominio